Manager's Survival Guide - 5

3.3. Отношения с подчинените

Макар да звучи на пръв поглед малко преувеличено, точно тези отношения ще бъдат основата на бъдещата ви кариера и са най-важните. С началника може да се разберете, колега можете да неутрализирате или просто игнорирате, но не можете вие да слезете в цеха и да застанете зад всички машини. Нито пък да замените всички търговски пътници едновременно. Подчинените ви са вашата армия и от това как ще я организирате, зависи ще печелите ли битки за в бъдеще или ще ставате за смях на всички (до време, преди да ви покажат вратата). Ето защо, преди да разгледаме конкретните подходи в различни ситуации, трябва да подчертаем най-важното: с подчинените си винаги трябва да бъдете честни и справедливи. „Честни” означава не да споделяте с тях всяка информация, с която разполагате, а да не се опитвате преднамерено да ги мамите за лична изгода. Армия може да бъде изградена на различни принципи, но винаги в основата лежи взаимното доверие. Всяка лъжа рано или късно ще се обърне срещу вас. „Справедливи” означава еднакъв критерий към всички. Може да сте суров, дори жесток – хората ще ви го простят, ако са убедени, че сте еднакво суров и с Иван, и със Стоян. Ще приемат, че животът е такъв и ще се пренастроят според средата. Но ако допуснете различно отношение на база лични симпатии, колективът ще бъде обхванат на секундата от невероятни интриги, а желанието да се харесат лично вас ще измести стремежа на подчинените да се докажат чрез работата си. Така че ще изкрате един кратък – и доста приятен – период, в който ще се чувствате като малък цар, а после в един момент ще осъзнаете, че всъщост всичко се е объркало и проблемите сякаш „валят от небето”. Не, не е оттам – а от условията, които вие сте създали. Впрочем, когато проблемите минат определен критичен праг, на вас ще ви потърсят сметка за това; и ако не успеете да я дадете, „най-преданите ви хора” първи ще ви разкъсат. Не се учудвайте – „предаността”, когато е просто роля и на практика се явява обикновено подмазвачество, е много унизителна и при случай никой няма да пропусне да ви отмъсти за това унижение. Так че не се изкушавайте.
Но да караме наред.

Когато бъдете назначен, сред подчинените ви ще цари несигурност и страх – не знаят какво да очакват от вас, но са сигурни, че правилата ще се променят. Горчивият опит на хората ги кара да предполагат, че - към по-лошо.
Ето защо не установявайте нови правила още от първия ден. Нека поне в течение на месец нещата останат такива, каквито са били. А вие наблюдавайте и анализирайте. Какво? Най-вече, професионалната пригодност на всеки. На второ място – кои са хората, доведени тук от вашия предшественик – или назначени от него без конкурс. Те ще бъдат ядрото на бъдещата ви опозиция. Наблюдавайте действията им внимателно, но не предприемайте нищо.

Открийте кои са неформалните лидери сред подчинените ви и на база на какво. Ако е професионални умения, добре. Но ако откриете някой, който се изживява като „вечен бунтар” или „скрит синдикален лидер”, включете го в черния си списък.
Анализирайте и кои са отявлените неудачници, на които всички се подиграват и каква е причината за това. Ако е професионална – например откровена мърлящина, помислете с кого да ги замените. Ако обаче е друга, на всяка цена разберете каква точно.
Изобщо, през първия месец проведете поне по един разговор с всеки от подчинените си на четири очи – и разберете проблемите му в служебен и личен план. Междувремено вземете списък на подчинените си – ако са много - и за около седмица го научете наизуст. Но така или иначе, преди да проведете личен разговор с някого, вие трябва да знаете трите му имена, какво точно работи и какви са основните му отговорности. Безумие е да започнете диалога с някого с думите „абе ти кой беше, не си ли...?” Подобен безотговорен подход показва не само неуважение, но и липса на професионализъм от ваша страна. Не бихте разговаряли така с клиент, нали? В случая нещата са почти същите.

След около месец трябва вече да сте достатъчно информиран – тогава пристъпете към промяна на правилата. По-горе писах за оперативките – премахнете празното говорене, което „изяжда” полезното време. Ако ви се струва, че някой не изпълнява добре задълженията си, първо се убедете, че той ги разбира добре и че има осигурени условия да го прави. Едва тогава питайте „защо?”

Естествено, няма да ви приемат с разтворени обятия, поне не всички. Ето защо се пазете най-вече от провокации. Една от най-често срещаните е да ви питат за нещо, което смятат, че не знаете (очаквайте го от неформалните лидери). В подобна ситуация не се правете на излишно компетентен, а изискайте от задалия въпроса той пръв да предложи решение. Ако откаже (естествено) – попитайте го – а той самият от колко време е във фирмата? А досега не е ли възниквал подобен проблем? А ако той не знае подобни неща, има ли претенции за скорошно увеличение на заплатата или не?

Изобщо, запазете спокойствие и го притискайте, докато не избухне. Тогава му обяснете, че преди да пита, трябва малко да помисли. Ако всичко това става пред очите на останалите работници, после попитайте и тях – а какво решение предлагат те? А защо? Ами ако...? И т.н. Ако все пак решението трябва да вземете вие, кажете че ще помислите и ще ги информирате след ... минути/часа. А после, в зависимост от ситуацията, поискайте съвет от началника си или колега, на когото имате доверие.

Има няколко неща, които, ако някой си ги позволи, автоматично отива в „черния списък”, а при повторен опит почвате да търсите начин да го уволните (а може и да не чакате „втори случай”, въпрос е на преценка). Това са:

1. Поставяне под съмнение на вашата компетентност и желание да решите проблема (няма значение дали това е изказано пред всички или само пред някого) – подобен човек няма място в екипа ви. Но правете разлика – хората имат право да критикуват някое ваше решение (всички сме хора и можем да сгрешим), но не и личността ви като цяло. Но дори и критикуването на отделно решение не бива да става нечий навик.
2. Сравнение между вас и предшественика ви в негова полза. Тук няма място за коментари – два подобни случая и търсете заместник.
3. Саботиране и неизпълнение на нарежданията ви или вместо това изпълнение на нарежданията на други мениджъри, които не се явяват негови началници.
4. Умишлено подаване към вас на погрешна информация.
5. Опит да бъдете „прескочен” и някой да се обърне за мнение към началник ви за нещо, което е от вашата компетентност.
6. Предоставяне на служебна информация от какъвто и да било характер на други мениджъри или директори, без вие да сте били уведомен за това.
7. Иницииране на организирани протести, без преди това да е направен опит за диалог с вас.
8. Опит да се спекулира с понятия като „равнопоставеност”, дискриминация” и т.н. Ако някой ви обвини в подобно нещо и прецените, че няма основание за това – освободете го.
9. Липса на желание да се учи или да следва установените от вас правила.
10. Опит да настройва останалите подчинени срещу вас.
11. Ако е дошъл от друга фирма, да сравнява ситуациите в двете в полза на бившата. Пратете го да си търси късмeта другъде, може да има повече шанс.

За гореизброените неща прошка няма, ако са направени два пъти или дори веднъж, но умишлено. Тук за съжаление нещата са „или-или” – или вие ще установите своите правила, или ще ви изгонят (което ще направи много щастливи нарушителите на списъка). Ето защо изобщо не се колебайте.

И вероятно тук трябва да повторим, че освен въпроса със собствената стая, най-важните неща са правото да наказвате, освобождавате, награждавате или коригирате заплати в определени граници. Това са инструментите ви за контрол подчинените ви много скоро ще разберат дали ги притежавате или не.

...Специален случай са мениджърите, които някъде (обикновено във вариант на МБА-програма) са се сблъсквали с различните японски системи за организиране на производство тип lean manufactoring, 5S и т.н. Хубаво е да знаете подобни неща и да го изтъквате по време на интервюта, но е самоубийствено да се опитвате да ги прилагате буквално. Тези методи са популярни по две причини:
1. Въплъщават мечтата на всеки бизнесмен да получи суперкачество не при увеличени, а дори – при намалени разходи. А плащат именно бизнесмените. От друга страна, много привлекателна е и идеята всички заедно да се прегърнем да тръгнем да търсим духа на Караджата... пардон, печалба за фирмата. Забравя се, че ние не сме акционери там.
2. Тези методи наистина работят (доколко – това е отделен въпрос. Вижте как в момента Тойта и Хонда инкасират загуби за милиарди). Но нека приемем, че все пак работят. Обаче – при строго определени условия:
а/сигурност за работното място до пенсия
б/невъзможност да „прескочиш” началника си, което обезсмисля интригите
в/ справедливо заплащане и значителни бонуси при доказани от вас усилия/резултати
г/взаимно уважение между началници и подчинени
д/увереност у всеки, че е по-добре да се развива хоризонтално (като специалист), отколкото вертикално (като началник). Финансова подплатеност на това.

Сами можете да прецените колко от изброените условия са в сила и у нас. Не му е тук мястото да анализирам защо те са толкова важни, а и мисля, че всеки сам ще се сети. Но нашия бизнес е запомнил само първото изречение: „по-голям обем производство с по-високо качество и с по-малко разходи” – и дотам. Но небостъргач не се строи върху пясък. У нас обикновено собственикът (или управителят) създава силна отчужденост у персонала спрямо интересите на фирмата, а после се чуди, защо подобни подходи не работят. И изобщо не се запитва еднакво анагажирано ли воюва армия , която защитава родните си домове и такава, която е съставена само от наемници. Но то често от много ръководене не остава време за подобни неща...

Връщаме се на отношенията с подчинените. През този критичен начален период е важно да установявате правилата в писмена форма – не е необходимо да създадете купища документи, но трябва да има фиксирани правила и всеки да е потвърдил, че ги знае. И ако те изискват например за отсъствие да бъдете информиран предишния ден (за да направите необходимите размествания) и някой сутринта ви се обади, че току –що му звъннали от банката...не. Изключения – само за болест или нещо подобно. Иначе всеки ще си прави каквото си иска и ще постъпва така, както на него му е удобно (и най-вече, ще се опитва да ви постави пред свършен факт). Но и никога не отказвайте молби на подчинените си, ако са направени по установения ред – не е това начинът да демонстрирате власт.

Когато критичният период мине и вие стабилизирате положението си във фирмата, постепенно научете хората да ви търсят само за неща, които не могат да решат сами. Никаква „политика на отворените врати”! Много по–удобно е да отидеш при началника си и да го попиташ как да постъпиш – това снема всякаква отговорност от теб, но него може да го претовари. Не поощрявайте подобно поведение сред подчинените си и им напомняйте, че са хора и имат глави, за да мислят с тях.
Това ще ви освободи много време, което може по своя преценка да използвате за наблюдения върху работата, за анализи, за подготовка на различни информации – или просто за посещаване на любимите ви форуми. В това няма нищо лошо, ако сте създали машина, която работи сама.
(Но пред балкански собственик не демонстрирайте, че може да работи сама – особено ако получавате сравнително голяма заплата. Опасно е.)

Не пресичайте опити да ви дават информация, смятайки го за доносничене. Нищо – нека си говорят. Ако не става дума за нещо строго лично и излизащо извън рамките на доброто възпитание – по-добре е да знаете. Но най-важното е да не приемате каквато и да е информация със сляпо доверия и да действате импулсивно. Особено ако наученото е насочено против някого, в никакъв случай не предприемайте нещо, без да сте препроверили чутото и – ако е възможно – без да сте разговаряли с „виновния”. Тук обективността на решението е именно „справедливостта”, за която споменахме в началото.
А ако прецените, че някой преднамерено интригантства срещу колегите си, поискайте информацията в писмен вид и я разгледайте строго официално – и каквото се окаже, това.

Впрочем, налагането на свои правила касае само работата и отношенията между хората на работното им място. Извън това да се месите в каквото и да било си е чиста простотия. Тоест, ако в една стая работят само мъже и им харесва да закачат на стената еротичен календар, не е ваша работа да им се месите, освен ако календарът не е на конкурентна фирма. Не ставайте като гърците – в ограничеността си те понякога стигат дотам, че в една фрима бяха забранили на дисплея да се слагат уолпейпъри – само синия екран на Майкрософт, останалото „разсейвало”. Или да казвате кой къде да си сложи бюрото, ако размествания са допустими и целта не е като в статията ми „Вратата”. Ако накарате подчинените си да чувстват като затворници, те ще имат и съоветната мотивация.

Не забравяйте, че у нас има Кодекс на труда и никой не е „женен за фирмата”. Тоест, ако някой трабва да свърши нещо извън преките си задължения или остане извънредно (независимо, че ще му се плати), съобщете му това под формата на молба. След завършването не забравяйте да благодарите. Ако е необходимо, предоставете служебния си телефон на съоветния подчинен, за да инфромира близките си, че ще закъснее. На всяка цена му осигурете превоз, ако остава след работа. Ако това е в резултат на авария, помислете и за елементарна храна и напитки.
Разбира се, едва ли казвам нещо ново, но много мениджъри не го правят и после се чудят защо подчинените им ги мразят. Вероятно - понеже се чувстват третирани не като хора.

И не забравяйте – при всички обсъждания с подчинени вие сте длъжен да се изказвате последен, когато другите са свършили. Първо, понеже вашите думи могат да се явяват решение и е важно да сте чули всички становища и второ – много хора винаги ще се съгласят с началника, за да им е мирна главата. Така може да пропуснете някое важно съображение.
От друга страна, ако решавате въпрос, който със сигурност ще се разглежда на по висша инстанция (например, вие сте ресорен директор и искате да уволните свой мениджър, но сте решили предварително да обсъдите това с другите мениджъри в сектора) – задължително наредете да се води протокол на дискусията и го съхранете. Мисля, че разбирате защо.

И последен съвет – винаги проверявайте получената информация. Не забравяйте, че и сто души да вярват на една лъжа, това не я превръща в истина. Може да звучи нелепо, но аз съм чувал десет механици да се кълнат, че „на тази тръба няма кран” , но когато човек тръгне по нея, се оказва, че има. Обаче той е на толкова неудобно место, за да стигнеш до него, ще се изцапаш...и т.н.

....Без да имам претенции за изчерпателност, това са основните неща. Естествено, отделно можем да говорим за контрол върху инвестиции, работа с клиенти и партньори, с представители на закона и различините контролни органи, за подбора и наемането на персонал (огромна тема) и за какво ли не още. Но първо трябва да прескочим „капана на шестия месец”, другото идва после.

Успех на всички!