понеделник, 8 март 2010 г.

Manager's Survival Guide - 2

2. Лична организираност:

Изяснете точно правилата да движение на вътрешно фирмената документация в частта, където това ви касае – кога трябва да предавате информация и на кого. Проверете веднага в състояние ли сте да извършвате това и ако не – обсъдете го с началника си. Не чакайте да се окажете виновник за края на света, повярвайте ми – ще се случи точно това.
(Тук отварям една скоба – много важни са сроковете. Бъдете особено предпазливи, ако например ви се обади главният счетоводител и ви поиска информация за консумацията на... и на... и на... и т.н. Ако вие прецените, че за да я подготвите , са ви необходими четири часа, така и кажете. Вероятно истерично ще ви отговорят, че някой току-що се е обадил от главната квартира в Германия и иска за половин час... Не вярвайте. Никой не прави подобни неща. Или преднамерено ви притесняват, за да сбъркате и това да бъде използвано срещу вас, или просто искащият информацията е забравил за нея и са го подсетили преди малко. Каквато и да е причината, това не е ваш проблем и никой няма да ви накаже, че не сте се поддали на провокацията. Но, разбира се, след четири часа, трябва да предадете исканата информация, каквото и да ви струва това.)

На някого може да му стори смешно, но аз съм виждал колеги, работещи на съседни бюра, да се информират един друг с И-мейли. Това изобщо не е толкова нелепо, колкото изглежда, особено ако се отчете факта, че в И-мейлите има копие и до общия началник. По този начин вие не допускате другата страна да оправдае собственото си безхаберие с вас („ама той не ми каза, че било спешно”).

Ако ви връчат копие от заповед и трябва да потвърдите получаването в списък под оригинала, винаги слагайте дата до подписа си. Може да ви връчат заповедта на двора, вие да сте зает с нещо друго и да нямата време да я четете в момента – а после да се окаже, че ви нареждат нещо със срок „вчера”. (Аз самият попаднах веднъж в подобен капан – заповедта лежала една седмица на бюрото на секретарката, тя забравила за нея, директорът се запитал защо никой не изпълнява нареденото, тя чула и хукнала да раздава – и който не подписа с дата, беше наказан.
Както се казва – кьорав карти не играе.)

Специална тема е компютърът. Първото, което трябва да направите след сядането пред него, е да проверите изходящите връзки и обхвата на общата мрежа. Неприятно ми е да го кажа, но има програми, които позволяват на директора да следи в реално време не само какво се върши на всеки компютър във фирмата, но дори да вижда съответния дисплей. Помислете си какво би могло да ви коства това.
Търсете и програми, които имат в названияето си думата “spy” Те просто записват пълната активност на всеки компютър. Друг е въпросът, че подобно нещо може да има и на сървъра, до който нямате достъп. Но така или иначе, не дръжте лични неща в споделени папки, а най-добре в криптирани архиви. За да ви е мирна главата, сложете и на една флашка програма за заличаване следите от сърфирането в интернет и в края на деня я ползвайте. Ако си мислите, че у нас няма управители/собственици, способни да накарат администратора да се рови в компютъра ви след работно време, много се лъжете.
От друга страна – ако сте под стрес и не сте сигурен в концентрацията си, сложете една напомняща програма – има десетки. И ако получите нареждане да предадете оня доклад в петък сутринта, поставете бележка за четвъртък на обед. Тогава на екрана ви ще изскочи напомняне и няма риск да се окажете като в небрано лозе.

Когато получите запитване по И-мейл, ВИНАГИ отговаряйте не по-късно от края на същия ден. Ако това е невъзможно по обективни причини, изпратете извинение, в което да покажете, че не сте забравил за искането, укажете кога ще предоставите исканата информация и попитайте приемливо ли е това. Да се отънесеш в безразличие към получен И-мейл – особено в международна компания – се смята не само за безхаберие, но и за липса на елементарна култура.
Никога не използвайте служебния И-мейл за лични цели! Има Яху и други подобни.

Хората в някои чуждестранни компании са научени да се боят от обвинение в интернет пиратство. Ето защо вместо нормален антивирус с цел икономии се купува някаква измишльотина и с обща заповед се слага на всички компютри на компанията, навсякъде по света. Дори и да посещавате само легални сайтове, в един момент може да загубите цялата си важна информация. Ето защо:
а/ опитайте се да си издействате разрешение да смените антивируса (няма да коментирам тук с легален или не)
б/ поне веднъж да две седмици правете копие на външен диск на най-важните си файлове. Платените за носителя петдесет стотинки може да се окажат една от най-удачните инвестиции в живота ви, спестявайки ви много безсънни нощи да правите нещо отново или унижението да ви смятат за последен глупак, който не знае, че компютърът е вид машина и също може да се повреди.

И последно – никога не забравяйте, че да гледаш чужд монитор е не по-малко неприлично, отколкото да бъркаш в нечий джоб или чанта. Никога не го правете и не допускайте да го правят с вас! А ако констатирате, че някой – началник, колега или подчинен – влиза в стаята ви и веднага се втурва към вас, за да види какво има в момента на монитора ви – знайте, че срещу вас стои абсолютен простак (няма по-мека дума) и си направете генерални изводи за бъдещите си отношения с тази личност. И понеже може да ви се наложи да излезете от стаята, ако в нея работят и други хора, настройте компютъра си да се заключва след минута и да иска парола за достъп.
(Тук, естествено, не отчитам случаите, когато някой ви кани да седнате до него, за да виждате заедно монитора му и да обсъждате показваното на него.)

Установете ясни правила за нещата, които зависят от вас и не ги променяйте – ако сте решили да правите оперативка в понеделник в 9:00 часа, тя ще бъде винаги точно тогава, а не - понеже днес някой бил зает – хайде, ще я отложим за следобед или за утре...Не забравяйте, че и другите имат нужда да планират времето си. Впрочем, спомнете си древното правило за оперативките (тогава са били обсъждания) – ако някой се обади, без да сте го питали, накажете го. Няма никакво значение дали казаното от него е било важно, правилно, интересно – или не. Предупреждавате и при втори случай наказвате. Когато вие решите (обикновено накрая), ще дадете думата за „други въпроси”. Но дотогава никой няма право да излиза извън обсъжданата тема или да се обажда, без да са му дали думата. Причините за това са две:

1.Ще ви загубят страшно много време и няма да решите нищо. Въвеждайки описаната организация, на едно място аз успях да сведа продължителността на една оперативка от два на половин час, при това всичко бе обсъдено.
2.Ако позволите всеки да изказва мнение когато и за каквото си поиска, вие му давате право да оценява създадената от вас организация. Следващата стъпка ще бъде, че този човек ще почне да обсъжда решенията ви, а последната – че сам ще преценава дали да ги изпълни или не. Подобни неща трябва да се пресичат в зародиш.

И един съвет от мен – човек, който не е в състояние да формулира проблем с максимум пет изречения (дори са много), изобщо няма представа от него. Ето защо след петото изречение го прекъснете, преместете въпросната точка за края на оперативката и му кажете дотогава да помисли и да реши какво все пак иска да каже.
Водете протокол и в него записвайте какво е решено и кой отговаря. НИКОГА не слагайте двама отговорници! Може да има екип и от пет човека, но един трябва да е персонално отговорен пред вас и да знае, че последствията от изпълнението ще бъдат за него. Ако същият екип отговаря и за нещо друго, запазете състава му, но посочете друг персонално отговорен.

10 коментара:

  1. Бих казал много достоверен материал.Това трябва да се прочетее от всеки бъдещ мениджър.Все едно виждам ситуации през които вече съм минал.

    ОтговорИзтриване
  2. хмм. за петте изречения не съм много съгласен. конкретно аз имам големи затруднения с описанието на каквито и да е проблеми на други хора. т.е. отнема ми повече време да опиша даден проблем, отколкото да го реша. какво значи това?

    ОтговорИзтриване
  3. rordin: Идеята е да не се допускат изказвания тип:"Тази сутрин бях тръгнал към склада и изведнъж чувам някакъв странен шум от компресорното. Реших, че може да е нещо важно - и понеже не сме правили отдавна ремонт (аз колко пъти ви казвах), си помислих, че може да е станало нещо. Влизам - то там тъмно, спънях се и си ударих ръката ето тук (показва се), а после пет минути търсих къде е ключа за осветлението. Абе колко пъти съм казвал на елтехника да го оправи, обаче той....Та, светвам аз накрая и гледам - една тръба е спукана. Викам си - я да проверя за какво служи тя и откривам, че..." Подобен стил на говорене може да те накара да полудееш. Всичко дотук заменя простото "Тръбата в копресорното, която..., е спукана. Да продължим ли да работим така, или да спрем за ремонт?" Толкова. Оттук нататък водещият оперативката може да прецени какво трябва да бъде уточнено веднага, какво - после, трябва ли да отиде да го види с очите си или кого да прати и т.н.
    ...На мен веднъж, докато ми съобщаваха за проблем в съединителя на един камион, ми разказаха цялата история по закупуването му, кой и как го е поддържал до момента, кой го е карал, какви са принципните недостатъци на тези камиони и т.н. - интересна информация, но отне половин час. А присъстваха и хора, които изобщо нямаха никакво отношение към това и просто си губеха времето, слушайки всички тези подробности.

    ОтговорИзтриване
  4. Работя като Системен Администратор и определено не съм съгласен, с някой неща написани относно компютарът.

    1. "на една флашка програма за заличаване следите от сърфирането в интернет", добре, обаче тоя интернет минава през рутер (евентуално и прокси) който може да записва данни за трафика.

    2. "Търсете и програми, които имат в названияето си думата “spy” Те просто записват пълната активност на всеки компютър." Не е широко разпространено и според мен е излишна параноя. Нека да не заправяме, че има закон за следене на работното място и според него работника трябва да е информиран, че го следят.

    3."опитайте се да си издействате разрешение да смените антивируса" WOW, чета текстовете ти с интерес, но тук 100% не съм съгласен. Антивирусната е предложена, тествана, конфигурирана от ИТ и никой няма значение колко голям е във фирмата няма право да я пипа.

    4. "поне веднъж да две седмици правете копие на външен диск на най-важните си файлове" Съгласен съм, но ИТ, трябва да се се погрижили за backup програма. Която да архивира на сървър накойто също се прави backup.

    ОтговорИзтриване
  5. И аз като теб с някои неща съм съгласен, с други - не. Например, в една фирма дойде нареждане от чужбина - да се сложи Mcafee. Аз лично не го изпълних и съвет на системния администратор сложих AOL - мисля, че беше някаква олекотена версия на Касперски. Та, скоро само моят компютър работеше като хората - а този на счетоводството например (за работещите там съм 101% сигурен, че не са посещавали порносайтове например) блокира изцяло. Направеното сканиране с пълноценен Касперски откри тотално заразяване на целия компютър. Не казвам, че всеки сам трябва да си прави експерименти, но ако фирмения антивирус не е Касперски, ЕСЕТ или Семантек - рискът си е доста голям. Впрочем, един системен администратор махна от всички компютри опцията да правят restore point - много се товарела системата. Е, той беше външен човек и му се плащаше на идване, така че - разбираемо е...

    ОтговорИзтриване
  6. За администратора който ти е позволил да си смениш антивирусната. Мога да кажа само, че е поставил твоята сигурност на риск(станалото по-горе, е частен случай). Същият този администратор е позволил компютър на който се извършват финансови операции, да е с локални администраторски права, просто самия той си е търсил проблеми.


    Както си написал, че менажера трябва да мери с един аршин подчинените. Така и ИТ не може да си позволи различно отношение за различните потребители, поради същите причини.
    Още повече, че има политики който трябва да се спазват.


    Има много да се каже по темата за ИТ отдела и потребителите. Вие мениджърите, трябва да обръщайте малко повече внимание на този поддържащ отдел. Те могат да предложат много добри технологии (включително безплатни), който да Ви спестят много време.


    Спирам до тук с една молба, някой път да напишеш статия как ИТ изглежда в очите на бизнеса. Наистина имаш изключителни разкази.

    ОтговорИзтриване
  7. И аз съм на мнението на сисадмина, макар, че не съм спец. Това да си инсталира кой каквото си иска на служебните компютри е бомба със закъснител. Трафикът винаги може да се проследи на сървъра, независимо дали някой си е изтрил историята на браузъра или не. Ако админа иска да инсталира програма за следене, макар и незаконно, потребител без администраторски права няма да може да я махне, нито да я открие или да предотврати следенето по някакъв начин.

    Понякога ми е много чудно защо големите фирми не ползват линукс например, а дават толкова пари за софтуер. Един път конфигуриран като хората линукс е по-надежден, по-безопасен, не го хващат вируси и е безплатен.

    ОтговорИзтриване
  8. За съжаление далеч не е незаконно да се инсталира следяща програма. Обикновено не в договора а в правилата за работа има изречение което по смисъл гласи че компютрите, офисната мрежа, връзката към интернет и всяка записана или предадена информация през тях са изключително и единствено собственост на компанията като тя има право да ораничава, създава резервни копия и контролира. Вие се подписвате под тези правила, и с този си подпис доброволно се отказвате да търсите правата си по закон. По темата за антивирусните - ако ще има антивирусна изобщо - то тя да е тази която фримата използва глобално. Имането на антивирусна която не се използва глобално, не докладва резултатите от сканиранията и обновяванията на вътрешните сървъри е равносилно да няма такава, и в този случай е по-добре наистина да няма такава. Относно конкретиката дали McAfee, Kaspersky, Symantec, NOD, Panda, Trend Micro или нещо друго - винаги ще има пропуски и винаги ще се създават неудобства за работещите. Важното е когато е ясно че антивирусната създава проблем за извършване на някаква работна операция мениджърът на съответният отдел да договори с IT отдела как тази операция да се извършва, било то чрез отделена в отделна мрежа работна странция специално за целта или друго решение.
    Не искам да влизам в спор коя антивирусна работи по-добре заедно с вируси и коя най-добре и коя успява да предпази от тях, това не е темата тук.

    ОтговорИзтриване
  9. Таралеж, искам да ти кажа, че закона взема върховенство над договор, който е в разрез със закон!

    ОтговорИзтриване
  10. След като е организирано началото на работния ден, как са организирани по-нататък ритъмът на работа, обедни и други почивки? Въведохте ли GPS система за откриване на нужните служители в "реално време"? По мои наблюдения българите работят 4-5 часа, разпределени неравномерно в рамките на 8 часовия работен ден. Всички знаем, че чиновниците си осигуряват няколко спокойни часа на ден, чрез симулиране на работа. Какви резултати би дала оперативка в края на работния ден, за отчет на свършената работа?

    ОтговорИзтриване

За мен

Моята снимка
Смятам се за човек, който има какво да сподели с другите...Дали е така, преценете сами. За връзка с автора: timurcommandos@yahoo.com Едно мое интервю може да намерите на адрес: http://kadebg.com/timur-i-negovite-komandosi/